Вставка сортировка против выбора сортировка. Как сделать сортировку данных в эксель
Сортировка данных в Excel – инструмент для представления информации в удобном для пользователя виде.
Числовые значения можно отсортировать по возрастанию и убыванию, текстовые – по алфавиту и в обратном порядке. Доступны варианты – по цвету и шрифту, в произвольном порядке, по нескольким условиям. Сортируются столбцы и строки.
Порядок сортировки в Excel
Существует два способа открыть меню сортировки:
Часто используемые методы сортировки представлены одной кнопкой на панели задач:
Сортировка таблицы по отдельному столбцу:
Если выделить всю таблицу и выполнить сортировку, то отсортируется первый столбец. Данные в строках станут в соответствии с положением значений в первом столбце.
Сортировка по цвету ячейки и по шрифту
Программа Excel предоставляет пользователю богатые возможности форматирования. Следовательно, можно оперировать разными форматами.
Сделаем в учебной таблице столбец «Итог» и «зальем» ячейки со значениями разными оттенками. Выполним сортировку по цвету:
Программа отсортировала ячейки по акцентам. Пользователь может самостоятельно выбрать порядок сортировки цвета. Для этого в списке возможностей инструмента выбираем «Настраиваемую сортировку».
В открывшемся окне вводим необходимые параметры:
Здесь можно выбрать порядок представления разных по цвету ячеек.
По такому же принципу сортируются данные по шрифту.
Сортировка в Excel по нескольким столбцам
Как задать порядок вторичной сортировки в Excel? Для решения этой задачи нужно задать несколько условий сортировки.
Программа позволяет добавить сразу несколько критериев чтобы выполнить сортировку в особом порядке.
Сортировка строк в Excel
По умолчанию сортируются данные по столбцам. Как осуществить сортировку по строкам в Excel:
Таким образом выполняется сортировка таблицы в Excel по нескольким параметрам.
Случайная сортировка в Excel
Встроенные параметры сортировки не позволяют расположить данные в столбце случайным образом. С этой задачей справится функция СЛЧИС.
Например, нужно расположить в случайном порядке набор неких чисел.
Ставим курсор в соседнюю ячейку (слева-справа, не важно). В строку формул вводим СЛЧИС(). Жмем Enter. Копируем формулу на весь столбец – получаем набор случайных чисел.
Теперь отсортируем полученный столбец по возрастанию /убыванию – значения в исходном диапазоне автоматически расположатся в случайном порядке.
Динамическая сортировка таблицы в MS Excel
Если применить к таблице стандартную сортировку, то при изменении данных она не будет актуальной. Нужно сделать так, чтобы значения сортировались автоматически. Используем формулы.
Если необходимо сделать динамическую сортировку по убыванию, используем функцию НАИБОЛЬШИЙ.
Для динамической сортировки текстовых значений понадобятся формулы массива.
Впоследствии при добавлении данных в таблицу процесс сортирования будет выполняться автоматически.
Сортировка данных в Excel это очень полезная функция, но пользоваться ней следует с осторожностью. Если большая таблица содержит сложные формулы и функции, то операцию сортировки лучше выполнять на копии этой таблицы.
Во-первых, в формулах и функциях может нарушиться адресность в ссылках и тогда результаты их вычислений будут ошибочны. Во-вторых, после многократных сортировок можно перетасовать данные таблицы так, что уже сложно будет вернуться к изначальному ее виду. В третьих, если таблица содержит объединенные ячейки, то следует их аккуратно разъединить, так как для сортировки такой формат является не приемлемым.
Сортировка данных в Excel
Какими средствами располагает Excel для сортировки данных? Чтобы дать полный ответ на этот вопрос рассмотрим его на конкретных примерах.
Подготовка таблицы для правильной и безопасной сортировки данных:
Теперь наша таблица не содержит формул, а только результаты их вычисления. Так же разъединены объединенные ячейки. Осталось убрать лишний текст в заголовках и таблица готова для безопасной сортировки.
Чтобы отсортировать всю таблицу относительно одного столбца выполните следующее:
Данные отсортированные по всей таблице относительно столбца «Чистая прибыль».
Как в Excel сделать сортировку в столбце
Теперь отсортируем только один столбец без привязки к другим столбцам и целой таблицы:
Столбец отсортирован независимо от других столбцов таблицы.
Сортировка по цвету ячейки в Excel
При копировании таблицы на отдельный лист мы переносим только ее значения с помощью специальной вставки. Но возможности сортировки позволяют нам сортировать не только по значениям, а даже по цветам шрифта или цветам ячеек. Поэтому нам нужно еще переносить и форматы данных. Для этого:
Теперь копия таблицы содержит значения и форматы. Выполним сортировку по цветам:
- Выделите таблицу и выберите инструмент «Данные»-«Сортировка».
- В параметрах сортировки снова отмечаем галочкой «Мои данные содержат заголовки столбцов» и указываем: «Столбец» – Чистая прибыль; «Сортировка» – Цвет ячейки; «Порядок» – красный, сверху. И нажмите ОК.
Сверху у нас теперь наихудшие показатели по чистой прибыли, которые имеют наихудшие показатели.
Примечание. Дальше можно выделить в этой таблице диапазон A4:F12 и повторно выполнить второй пункт этого раздела, только указать розовый сверху. Таким образом в первую очередь пойдут ячейки с цветом, а после обычные.
Сортировка данных - неотъемлемая часть их анализа. Вам может потребоваться расположить имена в списке по алфавиту, составить список складских запасов и отсортировать его по убыванию или упорядочить строки по цветам или значкам. Сортировка данных помогает быстро визуализировать данные и лучше понимать их, упорядочивать и находить необходимую информацию и в итоге принимать более правильные решения.
Сортировать данные можно по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым) в одном или нескольких столбцах. Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам, которые создаете вы сами (например, списку, состоящему из элементов "Большой", "Средний" и "Маленький"), или по формату, включая цвет ячеек и цвет шрифта, а также по значкам.
Примечания:
Сортировка текстовых значений
Примечания: Возможные проблемы
Сортировка чисел
Примечания:
Сортировка значений даты и времени
Примечания: Возможные проблемы
Сортировка по нескольким столбцам или строкам
Возможно, вы захотите выполнить сортировку по двум или нескольким столбцам или строкам, чтобы сгруппировать данные с одинаковыми значениями в одном столбце или строке, а затем отсортировать эти группы с одинаковыми значениями по другому столбцу или строке. Например, если есть столбцы "Отдел" и "Сотрудник", можно сначала выполнить сортировку по столбцу "Отдел" (для группировки всех сотрудников по отделам), а затем - по имени (для расположения имен сотрудников каждого отдела в алфавитном порядке). Можно одновременно выполнять сортировку по 64 столбцам.
Примечание: Для получения наилучших результатов в сортируемый диапазон нужно включить заголовки столбцов.
Сортировка по цвету ячейки, цвету шрифта или значку
Если диапазон ячеек или столбец таблицы был отформатирован вручную или с помощью условного форматирования с использованием цвета ячеек или цвета шрифта, можно также выполнить сортировку по цветам. Кроме того, можно выполнить сортировку по набору значков, созданных с помощью условного форматирования.
Сортировка по настраиваемым спискам
Для сортировки в порядке, заданном пользователем, можно применять настраиваемые списки. Например, столбец может содержать значения, по которым вы хотите выполнить сортировку, такие как "Высокий", "Средний" и "Низкий". Как настроить сортировку, чтобы сначала отображались значения "Высокий", затем - "Средний", а в конце - "Низкий"? Если отсортировать их в алфавитном порядке (от А до Я), то значения "Высокий" будут отображаться вверху, но за ними окажутся значения "Низкий", а не "Средний". А при сортировке от Я до А значения "Средний" окажутся в самом верху. В действительности значения "Средний" всегда, независимо от порядка сортировки должны отображаться в середине. Вы можете решить эту проблему, создав настраиваемый список.
Сортировка с учетом регистра
Сортировка слева направо
Как правило, сортировка выполняется сверху вниз, однако значения можно отсортировать слева направо.
Примечание: Таблицы не поддерживают возможность сортировки слева направо. Сначала преобразуйте таблицу в диапазон: выделите в ней любую ячейку и выберите пункты Работа с таблицами > Преобразовать в диапазон .
Примечание: При сортировке строк, являющихся частью структуры листа, в Excel сортируются группы наивысшего уровня (уровень 1) таким образом, что порядок расположения строк или столбцов детализации не изменится, даже если они скрыты.
Сортировка по части значения в столбце
Чтобы выполнить сортировку по части значения в столбце, например части кода (789-WDG -34), фамилии (Регина Покровская) или имени (Покровская Регина), сначала необходимо разбить столбец на две или несколько частей таким образом, чтобы значение, по которому нужно выполнить сортировку, оказалось в собственном столбце. Чтобы разбить значения в ячейке на части, можно воспользоваться текстовыми функциями или мастером текстов. Дополнительные сведения и примеры см. в статьях Разбивка текста по разным ячейкам и Разбивка текста по разным столбцам с помощью функций .
Сортировка меньшего диапазона в пределах большего
Предупреждение: Вы можете отсортировать значения в диапазоне, который является частью другого диапазона, однако делать это не рекомендуется, так как в результате будет разорвана связь между отсортированным диапазоном и исходными данными. Если отсортировать данные, как показано ниже, выбранные сотрудники окажутся связаны с другими отделами.
К счастью, Excel выдает предупреждение, если обнаруживает подобную попытку:
Если вы не собирались сортировать данные таким образом, выберите вариант автоматически расширить выделенный диапазон , в противном случае - сортировать в пределах указанного выделения .
Если результат не соответствует желаемому, нажмите кнопку Отменить .
Примечание: Отсортировать подобным образом значения в таблице нельзя.
Дополнительные сведения об основных проблемах с сортировкой
Если результаты сортировки данных не соответствуют ожиданиям, сделайте следующее.
Проверьте, не изменились ли значения, возвращаемые формулами Если сортируемые данные содержат одну или несколько формул, значения, возвращаемые ими, при пересчете листа могут измениться. В этом случае примените сортировку повторно, чтобы получить актуальные результаты.
Перед сортировкой отобразите скрытые строки и столбцы При сортировке по столбцам скрытые строки не перемещаются, а при сортировке по строкам не перемещаются скрытые столбцы. Перед сортировкой данных целесообразно отобразить скрытые строки и столбцы.
Проверьте текущий параметр языкового стандарта Порядок сортировки зависит от выбранного языка. Убедитесь в том, что на панели управления в разделе Региональные параметры или Язык и региональные стандарты задан правильный языковой стандарт. Сведения о том, как изменить параметр языкового стандарта, см. в справке Microsoft Windows.
Вводите заголовки столбцов только в одну строку Если необходимо использовать заголовки из нескольких строк, установите перенос слов в ячейке.
Включите или отключите строку заголовков Обычно рекомендуется отображать строку заголовков при сортировке по столбцам, так как она облегчает восприятие данных. По умолчанию значение в заголовке не включается в сортировку. Но в некоторых случаях может потребоваться включить или отключить заголовок, чтобы значение в заголовке включалось или не включалось в сортировку. Выполните одно из следующих действий.
Чтобы исключить из сортировки первую строку данных (заголовок столбца), на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр , выберите команду Настраиваемая сортировка и установите флажок .
Чтобы включить в сортировку первую строку данных (так как она не является заголовком столбца), на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр , выберите команду Настраиваемая сортировка и снимите флажок Мои данные содержат заголовки .
Команда SORT используется для сортировки в алфавитном порядке строк текстового файла или стандартного вывода.
Формат командной строки:
SORT [[диск1:][путь1]имя_файла1] [путь2]] [путь3]имя_файла3]
Параметры командной строки:
/+n - Задает число символов, n, до начала каждого сравнения. /+3 показывает, что каждое сравнение будет начинаться с третьего символа каждой строки. Строки меньше чем n символов собираются перед всеми остальными строками. По умолчанию, сравнение начинается с первого символа каждой строки.
/L язык - Перекрывает установленные в системе по умолчанию язык и раскладку заданными. Пока существует возможность только одного выбора: ""C"" - наиболее быстрый способ упорядочивания последовательности. Сортировка всегда идет без учета регистра.
/M килобайтов - Задает количество основной памяти, используемой для сортировки, в килобайтах. Размер памяти должен быть не менее 160КБ. При явном задании размера памяти именно это количество будет использовано, невзирая на то, какое количество основной памяти доступно в системе. Наилучшей производительности можно добиться, не задавая размер памяти. По умолчанию, сортировка выполняется за один проход (без временного файла), используя максимально доступный размер памяти. В остальных случаях, сортировка выполняется за два прохода (с сохранением частично отсортированных данных во временном файле), так что количество памяти, используемой для обоих проходов, - одинаково. По умолчанию, максимальный объем памяти равен 90% доступной основной памяти, если входными и выходными потоками являются файлы на диске, и 45% доступной основной памяти - иначе.
/REC символов - Определяет максимальной число символов в записи (по умолчанию 4096, максимально возможное 65535).
/R - Обратный порядок сортировки; т.е. сортировка идет от Я до А, и затем от 9 до 0.
[диск1:][путь1]имя_файла1 - Определяет имя сортируемого файла. Если оно опущено, то будет использоваться стандартный поток ввода. Явное задание сортируемого файла работает быстрее, чем перенаправление того же файла в качестве стандартного потока ввода.
/T [диск2:][путь2] - Определяет путь к папке, содержащей рабочие файлы сортировки, в том случае, когда данные не помещаются в основной памяти. По умолчанию используется системная временная папка.
/O [диск3:][путь3]имя_файла3 - Определяет имя файла, в котором сохраняются отсортированные результаты. Если оно опущено данные записываются в стандартный поток вывода. Явное задание файла вывода работает быстрее чем перенаправление стандартного потока вывода в этот же файл.
Примеры использования:
sort mytxt.txt /Output sortxt.txt - отсортировать в алфавитном порядке строки файла mytxt.txt с записью результата в файл sortxt.txt
sort sortxt.txt - то же, что и в предыдущем примере, но используется перенаправление ввода и вывода.
sort /reverse mytxt.txt /Output sortxt.txt - отсортировать в обратном порядке строки файла mytxt.txt с записью результата в файл sortxt.txt
Привет, уважаемые читатели. Каким образом выполняется сортировка списка в ? Конечно, можно это сделать в ручную, перетаскивая один за другим. Удобно? Не думаю. Давайте я вам расскажу способ по лучше.
Пример своей работы я буду показывать на примере Word 2013, но этот способ подойдет и к версии Word 2010 и 2007.
Для демонстрации сортировки по возрастанию в Word я возьму небольшой список с именами.
Делаем сортировку в Word
Прежде, чем приступить к делу, необходимо выделить его левой кнопкой мыши. Затем, на вкладке «Главная » в разделе «Абзац » есть специальная кнопка. Какая? Посмотрите на гифке ниже.
В окне «Сортировка текста » можно выбрать Тип данных: текст, число или дата; а также выбрать способ: по возрастанию или убыванию. Я выбрал по возрастанию и тип текст.
Кстати, если нажать на кнопку «Параметры », то можно настроить дополнительные параметры сортировки в Ворде.
Теперь, чтобы завершить наше дело, нужно нажать на кнопку «ОК ». После этого у нас получился список, в котором имена расположены от А до Я.
Если нужно выполнить сортировку в таблице Word, то принцип такой же. Выделяете столбец и делаете те же самые действия. А если у вас цифры, то укажите в типе Числа .
В общем, это все. Даже если нужно отсортировать в Word 2010 по алфавиту, в этом нет ничего сложного, ведь интерфейсы похожи.